PRIVACYREGLEMENT STICHTING ZENWISE ACADEMY 2023
In dit reglement wordt verstaan onder
Betrokkene
Alle natuurlijke personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt, te weten cursisten, medewerkers, sollicitanten en personen die zich aanmelden voor een intakegesprek.
Stichting Zenwise Academy
Stichting Zenwise Academy, verstrekker van taalcursussen.
Persoonsgegevens:
Alle informatie die direct of indirect tot een natuurlijk persoon te herleiden is.
Indien u deelneemt aan een traject van, werkzaam bent bij of solliciteert bij Stichting Zenwise Academy zullen op beperkte schaal persoonsgegevens worden verwerkt. Stichting Zenwise Academy hecht veel waarde aan uw privacy en aan de beveiliging van uw persoonlijke gegevens. Stichting Zenwise Academy waarborgt deze privacy door strikte naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Stichting Zenwise Academy zal dan ook zorgvuldig en discreet met de door u verstrekte gegevens omgaan. In dit document legt Stichting Zenwise Academy u graag helder en transparant uit wat er wel en niet gebeurt met uw persoonsgegevens en met welk doel.
Artikel 1: Doel van de verwerking
Stichting Zenwise Academy verwerkt gegevens ten behoeve van de volgende doeleinden:
Persoonsgegevens van cursisten:
- Communicatie met de cursist in het kader van de uitvoering van de overeengekomen cursus;
- Cursisten op maat kunnen begeleiden en volgen door inzage in achtergrond en, indien relevant, persoonlijke omstandigheden.
- Gegevensuitwisseling met de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) in het kader van door DUO te verstrekken geldleningen en/of vergoedingen en in het kader van de aanmelding voor het centraal examen;
- Gegevensuitwisseling met de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) voor aanmelding voor de inburgeringexamens;
- Gegevensuitwisseling met de organisatie die een audit uitvoert ten behoeve van de verkrijging van het “Keurmerk Inburgeren”;
- Gegevensuitwisseling met ondernemingen en/of organisaties die de cursist bij Stichting Zenwise Academy hebben aangemeld;
- Gegevensuitwisseling met organisaties die Stichting Zenwise Academy op verzoek van de cursist dient te benaderen;
- Het voldoen aan de wettelijke verplichtingen (zoals fiscaal en sociaal verzekeringsrechtelijke wetgeving);
- Gegevensverwerking van achtergrondinformatie die relevant is voor de uitvoer van werkzaamheden bij stichting Zenwise Academy, het begeleiden van de medewerker bij die werkzaamheden en volgen van functioneren.
Persoonsgegevens van sollicitanten
- Een zorgvuldige sollicitatieprocedure uitvoeren door inzage in opleidingsachtergrond en werkervaring en andere relevante informatie die de kandidaat verkiest te verstrekken bij het solliciteren
- Communicatie met sollicitanten in het kader van de sollicitatieprocedure.
Personen die zich aanmelden voor een intakegesprek
- Communicatie met de betrokkene voor het plannen en organiseren van het intakegesprek.
Artikel 2: Verwerking van persoonsgegevens
Stichting Zenwise Academy verwerkt slechts die persoonsgegevens, die noodzakelijk zijn in het kader van voornoemde doelstellingen. De verwerking door Stichting Zenwise Academy beperkt zich tot de volgende categorieën van persoonsgegevens:
- Algemene persoonsgegevens, NAW en contactgegevens;
- Het Burgerservicenummer (BSN) voor zover noodzakelijk ter uitvoering van wettelijke voorschriften
- Gegevens inzake nationaliteit, land van herkomst en identificatiegegevens zoals geboortedatum, voor zover noodzakelijk ter uitvoering van wettelijke voorschriften en/of identificatie;
- Gegevens van cursisten inzake uitkering, opleidingsachtergrond, werkervaring, aantal jaren in Nederland en taalbeheersing, voor zover relevant voor het op maat begeleiden van cursisten;
- Gegevens van sollicitanten inzake opleidingsachtergrond, werkervaring en andere relevante informatie die een kandidaat verkiest te verstrekken bij het solliciteren;
- Gegevens van medewerkers inzake opleidingsachtergrond, werkervaring en andere relevante achtergrondinformatie verstrekt in CV, motivatiebrief en functioneringsgesprekken;
- Gegevens van cursisten inzake persoonlijke omstandigheden zoals kinderen en informatie ten behoeve van adequate registratie van en bewijsvoering voor de reden van beëindiging van de cursus;
- Gegevens van personen die zich hebben aangemeld voor een intakegesprek inzake opleidingsachtergrond, werkervaring, aantal jaren in Nederland en taalbeheersing, voor zover relevant voor het organiseren van het intakegesprek en betrokkene deze vooraf kiest te verstrekken.
Artikel 3: Bewaring en vernietiging van gegevens
- Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
- Binnen 2 jaar na het beëindigen van het contract met de cursist of het beëindigen van de werkrelatie met de medewerker worden alle gegevens, met uitzondering van de (digitale) financiële administratie en alle daarbij behorende documenten, vernietigd.
- Vernietiging van persoonsgegevens vindt niet plaats indien en voor zoverre in redelijkheid kan worden aangenomen dat de gegevens hun belang ten behoeve van het doel van de vastlegging nog niet hebben verloren, dan wel een wettelijk voorschrift dit verbiedt.
Artikel 4: Toegang tot de persoonsgegevens
- Medewerkers van Stichting Zenwise Academy hebben uitsluitend toegang tot de persoonsgegevens en de bevoegdheid tot verwerking van persoonsgegevens voor zover dit voortvloeit uit de aan hen opgedragen taken en werkzaamheden.
- De medewerkers die op grond van het bepaalde in lid 1 toegang hebben tot de persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding.
Artikel 5: Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
- Verstrekking van gegevens aan derden geschiedt slechts voor zover dit overeenkomt met het doel waarvoor ze zijn verzameld. Stichting Zenwise Academy is gerechtigd al die gegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn in het kader van de uitvoering van de overeenkomst met de cursist en de bewaking van de vorderingen van de cursist.
- Desgevraagd kunnen persoonsgegevens worden verstrekt aan personen of instanties met het oog op het verrichten van wetenschappelijk en statistisch onderzoek, voor zover bij de uitvoering is voorzien in zodanige waarborgen dat de persoonlijke levenssfeer van cursist niet wordt geschaad.
- Persoonsgegevens worden niet buiten Nederland doorgegeven.
Artikel 6: Beveiligingsplicht
Stichting Zenwise Academy Treft Maatregelen Ter Beveiliging Van De Persoonsgegevens, Zowel In Opgeslagen Toestand, Als Tijdens Vervoer Of Transmissie. Deze Maatregelen Houden Ten Minste Voorzieningen In Tegen:
- a. een beschadiging of verlies van persoonsgegevens;
- b. een onbevoegde wijziging van persoonsgegevens;
- c. een ontvreemding van persoonsgegevens;
- d. een kennisneming van persoonsgegevens door onbevoegden;
- e. onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens.
Artikel 7: Rechten van betrokkenen
- Iedere betrokkene heeft het recht op kennisneming of zijn betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. Stichting Zenwise Academy zal de desbetreffende betrokkene binnen vier weken nadat een verzoek daartoe is ingediend schriftelijk laten weten of Stichting Zenwise Academy inderdaad persoonsgegevens van de desbetreffende betrokkene verwerkt.
- Voordat Stichting Zenwise Academy een mededeling doet als bedoeld in lid 1 van dit artikel, waartegen een derde naar verwachting bedenkingen zal hebben, stelt Stichting Zenwise Academy die derde in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen indien de mededeling gegevens bevat die hem betreffen, tenzij dit onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost.
- De uitoefening van het recht op kennisneming als bedoeld in lid 1 van dit artikel, geschiedt in de regel door middel van fysieke inzage op de vestigingslocatie van stichting Zenwise Academy. Indien de betrokkene om medische of dringende persoonlijke redenen niet in staat is tot bezoek aan Stichting Zenwise Academy zal Stichting Zenwise Academy op schriftelijke wijze aan het verzoek van de betrokkene voldoen.
- Een betrokkene kan in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden te allen tijde tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens bij Stichting Zenwise Academybezwaar aantekenen. Stichting Zenwise Academy beoordeelt binnen vier weken na ontvangst van het bezwaar of dit gerechtvaardigd is. Indien het bezwaar gerechtvaardigd is, beëindigd zij terstond de verwerking.
- De betrokkene heeft het recht om persoonsgegevens die digitaal zijn verwerkt in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en over te dragen aan een ander.
Artikel 8: Recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming
- Stichting Zenwise Academy zal zich inspannen om te waarborgen dat de te registreren persoonsgegevens volledig en juist zijn.
- Als volgens de betrokkene betreffende persoonsgegevens feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt, heeft de betrokkene recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van deze gegevens.
- Een verzoek om verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming dient schriftelijk door de betrokkene bij Stichting Zenwise Academy te worden ingediend. Het verzoek dient te worden voorzien van een specificatie van de betreffende persoonsgegevens.
- Stichting Zenwise Academy deelt degene die het schriftelijk verzoek heeft ingediend, uiterlijk binnen vier weken schriftelijk mee of, en in hoeverre, aan het verzoek kan worden voldaan. Een weigering van dat verzoek is met redenen omkleed.
Artikel 9: Verzoeken door betrokkene
- Verzoeken van betrokkene met betrekking tot het uitoefenen van rechten van betrokkene kunnen slechts schriftelijk worden ingediend bij stichting Zenwise Academy.
- Alvorens een verzoek in te willigen draagt Stichting Zenwise Academy zorg voor de vaststelling van de identiteit van de verzoeker. Indien het verzoek wordt gedaan door de wettelijk vertegenwoordiger van de cursist is een schriftelijke machtiging tot vertegenwoordiging vereist.
Artikel 10: Adressering van verzoeken
- Verzoeken tot inzage of verzet als bedoeld in dit privacyreglement dienen te worden ingediend bij de unitmanager van de desbetreffende vestiging van Stichting Zenwise Academy
Artikel 11: Bezwaar en beroep
- Binnen zes weken na ontvangst van het antwoord op diens verzoek als bedoeld in dit privacyreglement kan de cursist zich tot de rechtbank wenden met het schriftelijke verzoek Stichting Zenwise Academy te bevelen alsnog diens verzoek toe of af te wijzen, dan wel een bezwaar al dan niet te honoreren.
- De cursist dient zich ook binnen de beroepstermijn tot het College Bescherming Persoonsgegevens te wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met stichting Zenwise Academy.
Artikel 12: Publicatie
- Dit reglement ligt ter inzage bij Stichting Zenwise Academy en wordt op verzoek kosteloos toegezonden aan iedere betrokkene.
Artikel 13: Inwerkingtreding
- Deze versie van het privacyreglement treedt in werking op 1 september 2023.
Artikel 14: Betrokkenen informeren ten aanzien van privacyreglement
Alle betrokkenen worden geïnformeerd over dit privacyreglement.
- Cursisten die zelf een contract bij ons inkopen worden vóór ondertekening van hun cursuscontract op de hoogte gesteld van het privacyreglement. Zij worden verwezen naar de website waar het privacyreglement gedownload kan worden. Op aanvraag kan de cursist ook een schriftelijk exemplaar van het privacyreglement krijgen.
- Cursisten die aangemeld worden door een zakelijke opdrachtgever (zoals een gemeente onder de Wet Inburgering 2021) worden in een (individueel of klassikaal) startgesprek op de hoogte gesteld van het privacyreglement.
- Stichting Zenwise Academy brengt nieuwe medewerkers in het arbeidscontract en vóórdat zij aan de slag gaan bij Stichting Zenwise Academy op de hoogte van het privacyreglement. In het personeelshandboek van Stichting Zenwise Academy wordt eveneens verwezen naar het privacyreglement.
- Bij de ontvangstbevestiging van hun sollicitatie ontvangen kandidaten een bevestiging waarin zij op de hoogte worden gebracht van het privacyreglement.
- Bij het aanmeldingsformulier op de website worden personen die zich aanmelden voor een Intakegesprek op de hoogte gebracht van de verwerkingsactiviteiten en het privacyreglement.
- Dit privacyreglement staat op onze website en is openbaar.
